Деловые встречи на английском

Один из элементов работы в офисе – бесконечные встречи и совещания: с начальником, с подчиненными, с коллегами, с клиентами, с подрядчиками; от ежедневных летучек до ежегодных собраний акционеров, от совместных перекуров до выездных конференций. В каких-то компаниях таких встреч не очень много, а в каких-то они занимают почти весь рабочий день. Помню, когда я перевелся в отдел, где в среднем приходилось участвовать в 3-4 встречах каждый день, я с непривычки недоумевал – “когда ж вы тут работать успеваете”. Что тут сказать, разные компании – разные стили работы. Сегодня мы познакомимся с английской лексикой, которая пригодится для всех этих бесконечных заседаний.

Book somebody’s time

Нормальная практика в большой компании – назначать митинги с помощью какой-нибудь программы, где видно расписание всех сотрудников. Там же вы выбираете время встречи, бронируете комнату, и “бронируете” время тех, с кем назначаете встречу. По-английски это так и будет: book somebody’s time, то есть, буквально, “забронируйте мое время” – как будто это не живой человек, а столик в ресторане или комната в гостинице. С другой стороны, что же тут удивительного – и сотрудник, и его рабочее время – ценный ресурс, нужный многим. Если нужно его внимание, бронируй его и используй с пользой.

I agree, we do need to discuss it, but I don’t have time for it right now. Can you book an hour of my time on Friday, second half? Согласен, это надо обсудить, но прямо сейчас у меня на это нет времени. Можете забронировать часовую встречу со мной во второй половине пятницы?

Face time

Встречаясь с кем-то, вы получаете его “face time“, то есть, буквально, “время лица” – как бы странно это ни звучало. Тут имеется в виду “личная встреча”, как противоположность решения вопросов с помощью, например, переписки по электронной почте.

I don’t think this is the kind of problem you can solve by email. I need some face time with you sometime this week. Я не думаю, что эту проблему можно решить по электронной почте, мне нужна личная встреча на этой неделе.

Возвращаясь к деловым встречам, есть несколько интересных названий разных встреч, о которых я хочу рассказать. А сами встречи и совещания по-английски называются meetings, не путать со значением слова “митинг” в русском языке – здесь не будет ни лозунгов, ни выступлений, ни политических требований. Meeting – это просто “деловая встреча”. Итак, давайте посмотрим, какие для них есть интересные названия в английском языке.

Stand-up meeting

They told me they wanted daily stand-up meetingСтоячий митинг, или, скорее, “митинг на ногах” – это когда участники общаются стоя, обычно в небольшом кругу. Чаще всего в таком формате проходят утренние “летучки”, где сотрудники делятся с коллегами сделанным за вчера и планами на сегодня. Почему же они не присядут, ведь “в ногах правды нет”? Потому, что задача stand-up meeting – очень кратко проинформировать всех о текущем состоянии дел – и все. Он должен пройти быстро (5-10 минут), не отвлекать от основной работы и не перерастать в обсуждение конкретных вопросов.

Let’s start our stand up meeting. Everyone, please let everybody know what you did yesterday and what you will be working on today. Итак, начинаем. Пожалуйста, пусть каждый расскажет, что сделал вчера и чем планирует заниматься сегодня.

Catch up

Следующий тип встреч это, как правильно регулярные встречи, на которых сотрудники рассказывают о прогрессе, сверяют планы, обсуждают рабочие вопросы.  Я говорю о так называемых catch up meetings. Catch up – то есть, буквально, встреча на которой участники, наконец, смогут “догнать” друг друга – звучит, как будто они до этого беспорядочно бегали и вот наконец встретились. Часто такие встречи проходят регулярно между начальникам и подчиненным, например weekly catchup meeting, на котором раз в неделю босс проверяет как идут дела и раздает новые ЦУ.

It has been a while since I check on your progress. Can we have a catch up meeting tomorrow? Давненько мы не смотрел, какой у вас сейчас прогресс. Давайте завтра устроим встречу, чтобы понять что происходит.

Touch base

I heard you like to touch base... so I wanted to ccouch base about touching base with you about when we are going to touch baseЕще одно модное слово, используемое для таких митингов – touch base, то есть буквально “коснуться базы”. По названию можно подумать, что это что-то из бейсбола, но нет, скорее это что-то из военной терминологии – я представляю самолеты, которые возвращаясь с задания, приземляются, трогая базу своими шасси, чтобы обсудить будущие вылеты. Как и catch up такие митинги часто проходят регулярно, чтобы “держать руку на пульсе”.

Did you already have a touch base with your boss this week? I wonder if he brought up the new project we start next month? На этой неделе у тебя уже была встреча с боссом? Любопытно, упомянул ли он новый проект, который мы начинаем в следующем месяце?

Kick off

Следующий тип встречи – встреча, с которой вы начинаете работать над проектом: собираете всех будущих участников, исполнителей, менеджеров, возможно, заказчиков. Вы обсуждаете подробности реализации, планируете и распределяете работу. Для такого первого, установочного митинга, есть интересное название – kick off meeting. Такео название он получил от kick-off – первого удара в футбольном матче, после которого, собственно, и начинается игра.

I know this may look a bit complicated right now. But nothing to worry about – I’ll setup a kickoff meeting to explain to everybody what this project is about and who’s doing what. Знаю, сейчас это кажется немного запутанным. Но не волнуйтесь – я организую встречу, чтобы рассказать про этот проект, и кто что будет делать.

All hands

Shhhh!!! Thee all hands meeting is startingТеперь представим митинг, на котором собираются все сотрудники компании, чтобы послушать доклад генерального директора, про то как мы “выполнили и перевыполнили”, или про то, как приходят новые годы и “они будут тоже трудны”. В английском для таких собраний есть интересное название – all hands meeting. Название пришло из выражения all hands on deck – так звучит команда всему экипажу корабля построиться на палубе.

Welcome everybody to all hands meeting. Today I want to share with you all what our company has and hasn’t achieved last quarter. Я рад приветствовать всех на общем собрании. Позвольте рассказать о том, что нашей компании удалось и не удалось достичь за прошедший квартал.

Town hall

The face you make when they don't like your questions at the town hall meetingЕще одно название для подобных митингов – town hall meeting. Town hall – это здание администрации в маленьком городке. Именно в нем собираются жители чтобы обсудить свои вопросы. Вот точно так же и все сотрудники компании собираются на town hall meeting. Оба этих названия – и town hall meeting, и all hands meeting используются практически одинаково, но town hall предполагает диалог, вопросы из зала руководству, в то время как all hands – это просто односторонний доклад начальства сотрудникам.

Last week on the town hall meeting CTO presented new policy on cyber security. Everybody started asking which social media it was still okay to use. На прошлом общем собрании технический директор рассказал про новые правила кибербезопасности. Все начали спрашивать какими социальными сетями все еще можно пользоваться.

Agenda

Meetings with no agenda? I pity the fool Следующий термин: то, без чего не обходится каждое, или почти каждое, собрание – повестка дня, или по-английски, agenda. Длинная, короткая, формальная или просто написанная на клочке бумаги – agenda перечисляет те темы, которые надо будет обсудить. Кроме конкретных деловых вопросов, она может включать в себя, например buffer time – буферное время, или как его еще называют, “подушка времени”. Так называют время, которое специально оставлено свободным, ведь все мы понимаем, все равно мы не уложимся в отведенное время, и хорошо бы это предусмотреть заранее.

Welcome everybody. I suggest we start right away – we have a lot of things on our agenda today. Всем добро пожаловать. Предлагаю сразу начать – сегодня у нас на повестке много вопросов.

AOB

Последним пунктом повестки часто стоит AOB – это сокращение означает “any other business“, по-русски такой пункт обычно называют “разное”. Здесь можно обсудить любые оставшиеся вопросы – возможно, кому-то что-то пришло в голову в процессе обсуждения, или вопрос насколько короткий, что не тянет на полноценный пункт повестки.

I don’t think we should discuss vacation days right now. Let’s put it under AOB and talk about it at the end of the meeting. Я думаю не стоит прямо сейчас обсуждать дни отпуска. Давайте отнесем это к “разному”, и поговорим об этом в конце встречи.

Minutes

Вот собрание закончилось, все разошлись продолжать работу (а кто-то может быть убежал на следующую встречу). Теперь тот, кто конспектировал, т.е. took notes, готовит и рассылает всем протокол – будь это официальные “слушали-постановили” или просто письменные итоги встречи любой степени неформальности. Такой протокол, такие итоги встречи называются minutes. Звучит это точно так же как и слово “минуты”, но с минутами не имеет ничего общего. Еще один термин, который вы можете встретить – MoM, что просто обозначает minutes of meeting. Вообще писать хорошие notes, и превращать их потом в качественные minutes – очень ценное качество для офисного работника. Но это уже тема для совсем другого разговора.

Can I ask you to take notes for this meeting again? The minutes you sent everybody the last time were really helpful. Можно вас попросить опять вести заметки собрания. В прошлый раз вы всем разослать итоги встречи, это очень помогло.

На этом я закончу рассказ о деловых встречах. Так как митинги проходят регулярно во всех этих названиях вы начнете ориентироваться достаточно быстро. Гораздо важнее то, что и как вы обсуждаете на этих встречах. А это уже зависит не только от вашего уровня английского языка. Успешных деловых встреч!